珠海市香樟中学档案制度公示
珠海市香樟中学档案工作人员岗位职责
第一条 贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策,建立健全学校有关档案管理的各项规章制度。
第二条 负责学校档案室档案资料的保存与使用,负责学校档案资料的安全管理。
第三条 对所保存的档案资料进行科学的整理和保管,严格执行档案的收集、整理、归档制度。各类资料进出档案室,必须严格登记制度、借还制度,机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。
第四条 档案室对档案的收集、分类、立卷、保管、利用等工作均按照广东省档案局制定的标淮执行,能通过档案局的达标验收。
第五条 保证室内器材常年完好,熟悉各项安全应急手段的操作规程,保证档案室的通风、透气、干燥,做好防湿、防虫蛀工作。
第六条 负责进出档案室人员管理,非工作人员未经批准,不得随便入内。
第七条 严格管理档案室电器设备,严格控制任何火种入室内,任何人不准在档案室使用明火。
第八条 加强档案室防盗管理,工作人员随手关窗锁门,节日、假期要特别加强防护,确保档案室安全。
第九条 对学校各学部的档案工作进行监督和指导。
第十条 学期末及时向各部门催要各项归档的档案资料。
珠海市香樟中学档案室管理制度
第一条 为加强学校档案工作的整体建设,提高档案管理水平,充分发挥档案在学校各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家教委有关文件精神,结合我校档案工作实际,特制定如下制度。
第二条 档案是学校工作的重要组成部分,是维护学校历史真实面貌的一项重要工作,为加强领导,由学校校长分管、监督与检查。
第三条 档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真贯彻党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律、严守秘密,身体健康,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。
第四条 学校应归档的文件材料,文件清楚,字迹也必须清楚,各项签署要完备,符合文件归档要求。
第五条 学校形成的或接收的文件材料,均要档案员按照文书处理工作程序规定办理,对处理完毕和批存的文件,应及时收集分别立卷归档。集中统一管理,不得由个人分散保管。财务室档案由财务自行整理保管。
第六条 凡有需查阅档案者,必须持介绍信经有关领导批准,档案员方可借阅,查阅人员需在档案室查阅,查阅时不得把案卷拆散、涂改、损毁或转让他人。
第七条 档案室钥匙只归档案员一人保管,外出或请假不得委托他人保管。档案室要注意防盗、火、虫、尘、潮、光、鼠、水,定期检查档案保管情况。
第八条 学校的各种档案要分类排列上架、摆放有序,开编制目录、索引、卡片等必要的检查工具,做到查找方便。
第九条 档案员要熟记学校各种档案保管期限情况。对永久、长期、短期三种已达到学校保管年限,要及时向上级档案部门移交。
珠海市香樟中学文件材料立卷归档制度
第一条 为使立卷归档工作规范化、制度化, 以确保归档材料完整、准确、系统, 根据《中小学校档案工作规范》, 结合学校实际, 特制订本制度。
第二条 学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料, 均应收集、立卷归档。
第三条 学校实行文件材料形成部门立卷归档制度, 各立卷部门有一位负责人分管本单位的档案工作, 并确定一名兼职档案员具体承办文件材料的收集、整理、立卷归档工作。
第四条 各立卷部门根据本部门工作职责和当年工作任务, 参照归档范围编制文件材料预立卷类目。并根据工作实际对预立卷类目进行调整。
第五条 档案室负责对立卷部门的预立卷工作进行业务指导和检查。各部门兼职档案员应做好平时归档工作, 按行政公文处理规定做好收发文登记, 对办理完毕的文件材料及时进行收集、整理, 并按预立卷类目分类存放。
第六条 各部门归档的各类文件材料, 应由各部门兼职档案员根据要求,整理组卷后向档案室移交。档案室负责业务指导及档案的检查、验收工作。
第七条 归档时间和移交手续
1.全校各部门所有档案文件材料, 按学期,在每个学期末归档;
2.财务室档案由财务自行保管;
3.随时接收上级规定应接收的档案;
4. 移交档案必须履行手续, 填写档案材料移交清单, 写明案卷标题、案卷数量(照片需写明内容、时间、地点、人物和制作者),移交时间、交接双方签名。
珠海市香樟中学档案借阅利用制度
第一条 凡利用学校档案,均应按规定办理利用手续,并填写《借阅档案登记簿》,利用结束填写《档案利用效果登记表》。
第二条 凡本学校部门、教师相关人员,因工作需要,须经本学校领导批准,方可查阅。
第三条 外单位人员查阅本校学生档案,须持所在单位介绍信和本人工作证,报学校领导批准,方可查阅。
第四条 查阅档案,只限在档案室内。组织、保卫部门需将档案借出时,要填写借阅单,经学校领导批准,借阅时间一般不超过三天。
第五条 借阅者要爱护学生档案,阅档时严禁吸烟,严禁对档案材料进行涂改、圈划、批注、撤消、抽页等。
第六条 借阅者必须自觉遵守保密制度,不准泄露档案内容,要妥善保管档案,阅后及时送回档案室。
第七条 档案室应编制配套的检索工具和各种参考资料,以备查找利用,提高档案利用功效。
第八条 严禁在查档室内吸烟。
珠海市香樟中学档案信息化管理制度
第一条 资料、文档、数据等必须有效组织、整理和归档备案。
第二条 禁止任何人员将档案室内的资料、文档、数据、配置参数等信息擅自以任何形式提供给其他无关人员或向外随意传播。
第三条 对于牵涉到网络安全、数据安全的重要信息、密码、资料、文档等等必须妥善存放。外来工作人员的确需要翻阅文档、资料或者查询相关数据的,应由档案室管理员代为查阅,并只能向其提供与当前工作内容相关的数据或资料。
第四条 重要资料、文档、数据应采取对应的技术手段进行加密、存储和备份。
珠海市香樟中学档案信息化管理制度
第一条 资料、文档、数据等必须有效组织、整理和归档备案。
第二条 禁止任何人员将档案室内的资料、文档、数据、配置参数等信息擅自以任何形式提供给其他无关人员或向外随意传播。
第三条 对于牵涉到网络安全、数据安全的重要信息、密码、资料、文档等等必须妥善存放。外来工作人员的确需要翻阅文档、资料或者查询相关数据的,应由档案室管理员代为查阅,并只能向其提供与当前工作内容相关的数据或资料。
第四条 重要资料、文档、数据应采取对应的技术手段进行加密、存储和备份。
珠海市香樟中学档案鉴定、销毁制度
第一条 档案鉴定工作应以档案有关法律、法规和学校《档案保管期限表》等为依据,坚持整体价值观和动态价值观的原则,全面分析档案的现实作用和历史作用,准确划定档案的鉴定销毁范围。
第二条 档案的鉴定应采取逐卷逐件审查的直接鉴定法,一般不拆卷进行鉴定。
第三条 档案鉴定工作按照《珠海市学校档案归档范围和保管期限表》一般每5至10年进行一次。
第四条 档案鉴定工作程序:
(一)档案管理部门拟写档案鉴定工作申请,报分管领导批准。鉴定工作申请包括鉴定工作的目的、范围、参加人员、所需时间等;
(二)成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由企业分管档案工作的领导具体负责,档案部门和有关人员参加;
(三)统一档案鉴定标准;
(四)鉴定小组成员按分工分别对档案进行初鉴,提出鉴定意见;
(五)集体审查,形成鉴定小组意见,对失去保存价值,需销毁的档案进行登记造册,并向学校领导提交档案鉴定报告;
(六)学校领导审查、批准,在档案销毁清册上签署意见;
(七)销毁档案应有两名监销人。监销人在销毁档案前,应对待销毁档案认真清点复核,档案销毁后,在销毁清册上签名盖章。
第五条 任何部门或个人均不得将应销毁的档案做其他用途或当作废纸出售。
第六条 学校档案室应及时做好档案变更、检索工具调整等善后处理工作。
第七条 档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、妥善保存。
珠海市香樟中学数据管理制度
第一条 为防止数据的非法生成、变更、泄漏、丢失与被破坏,确保数据的有据性、准确性、完整性、及时性、保密性,特制订本制度。
第二条 数据管理范围包括利用计算机处理的数据,它包括文字材料、各类图像等处理对象。
第三条 数据必须是有据的,能够辨认数据的内容、用途和使用方法,未经批准不得它用;采用的数据范围应与规定用途相符。
第四条 数据管理者应承担保存或处理数据的保护职责,防止数据的丢失、误用或破坏。
第五条 无正当理由和有关批准手续,不得通报数据内容,不得泄漏数据给内部或外部的无关人员,不得篡改数据库数据内容,必要修改时,应经由部门主管及学校领导审批,审批同意后由档案员进行修改。
珠海市香樟中学档案交接与移交制度
第一条 档案的接收与移交档案工作的重要组成部分,接收一方或移交一方,必须严肃认真地为档案的接收与移交工作。
第二条 档案的接收与移交,必须严格履行交接手续,档案接收一方(档案室的工作人员)、移交一方(各部门的档案员),双方经过档案的检查与核对认为档案质量合格、数量准确以后,双方必须在交接上签字,方可交接。
第三条 档案的接收、移交范围分为:纸质档案、电子档案、特殊载体。
第四条 档案的接收与移交时间:各类档案按每学期期末归档一次,财务档案由财务室自行整理立卷保管。
第五条 凡交给档案室的档案,必须符合上级规定的档案质量标准,如发现移交的档案不符和上级规定的档案质量标准,接收一方拒绝接受或退回原部门重新整理直至达到质量标准为止。